Una factura de salud puede cumplir con los requisitos tributarios y, aun así, terminar sin pago. Un dato incorrecto del paciente, un código desactualizado o una diferencia entre los valores reportados puede frenar el trámite y obligar al prestador a corregir la información antes de volver a presentar la cuenta.
El riesgo alcanza a médicos independientes, odontólogos, psicólogos, terapeutas, laboratorios y pequeñas IPS, que deben prestar especial atención a los cambios recientes en las validaciones de la facturación electrónica en salud. De acuerdo con un informe de Biofile, estos errores pueden generar rechazos y retrasos que afectan directamente el flujo de caja de los prestadores.
Los cinco errores que pueden frenar el pago de una factura de salud
Uno de los principales puntos de control son los datos de identificación del paciente. Un número de documento equivocado, un tipo de identificación incorrecto o diferencias entre los archivos pueden detener el proceso. Por eso, la recomendación es verificar esta información desde el momento de la admisión y no esperar hasta que la factura esté terminada.
El segundo error está relacionado con los códigos utilizados para registrar diagnósticos, procedimientos, medicamentos y servicios. Estos deben corresponder con las referencias vigentes. Un código inexistente, desactualizado o asociado a un servicio diferente puede provocar el rechazo de la cuenta.
También es necesario revisar que todos los valores coincidan entre la factura y el RIPS. Cantidades, tarifas, copagos, cuotas moderadoras, anticipos y totales deben ser consistentes. Incluso una diferencia pequeña puede activar una validación y generar inconvenientes en el trámite.
El cuarto punto consiste en comprobar que todos los campos obligatorios estén completos y tengan el formato correcto. Dejar espacios vacíos o reportar información distinta de la permitida puede bloquear el proceso. Cuando un dato no aplica, debe registrarse de acuerdo con las reglas establecidas.
Finalmente, los prestadores deben verificar que el programa de facturación esté actualizado y que incorpore los últimos cambios normativos. Aunque el proveedor tecnológico tiene la responsabilidad de mantener el software al día, el prestador continúa respondiendo por la calidad, consistencia, integridad y trazabilidad de los datos que reporta.
Qué pasa si la cuenta es rechazada o glosada
La fuente diferencia entre rechazo y glosa, dos situaciones que ocurren en momentos distintos. El rechazo se presenta antes de la radicación, cuando el archivo no supera las validaciones. En ese caso, deben corregirse los datos y transmitirse nuevamente. La glosa, en cambio, ocurre después de que la cuenta ya fue presentada, cuando el pagador cuestiona un servicio, un valor o alguno de los soportes.
Los cambios introducidos por la Resolución 948 de 2026 también hacen necesaria una revisión de los sistemas. Desde junio, algunas inconsistencias que anteriormente generaban alertas pueden producir rechazo, mientras que desde julio los prestadores deben incorporar nuevos campos y actualizar sus herramientas.
Además, el facturador dispone de 22 días hábiles desde la expedición de la factura validada por la Dian para radicar la cuenta, el RIPS aprobado y los soportes. Las correcciones tardías pueden consumir parte de ese plazo.
El impacto puede ser considerable. Al cierre de 2025, 232 hospitales y clínicas reportaban cuentas por cobrar cercanas a $25,7 billones, de las cuales el 58 % estaba en mora. En ese contexto, evitar errores de información puede ayudar a prevenir nuevas demoras en la llegada de los recursos.
Antes de enviar cada cuenta, la recomendación es responder cinco preguntas: ¿el paciente está bien identificado?, ¿los códigos corresponden a la atención?, ¿los valores coinciden?, ¿todos los campos están completos? y ¿el programa utiliza la estructura vigente? Una revisión de pocos minutos puede evitar devoluciones, correcciones y mayores esperas para recibir el pago.